vendredi 11 avril 2014

Préparer une longue absence professionnelle

Préparant un congé maternité, je suis revenue aux fondamentaux de S'organiser tout simplement, la méthode de L. Einfalt et S. Bujon, dans le cadre professionnel.

Une "récolte d'ampoules"

Connue aussi sous le nom de balayage d'esprit (mindsweep) chez les adeptes de GTD. Elle consiste à poser sur papier tout ce qu'on a dans la tête.
Résultat : une vingtaine de fiches thématiques et autant d'items isolés portés sur ma liste de tâches habituelle.

Une revue systématique

Passage en revue, à la recherche de la Plus Petite Prochaine Action (3PA dans la méthode), de l'ensemble des fiches de l'étape précédente, de mes dossiers en cours sous forme papier et électronique et de mes méls. Ces 3PA ont été portées sur la liste de tâches.

Des délégations

J'organise des rendez-vous avec collègues et collaborateurs pour faire le point sur les résultats à obtenir en mon absence, les points à surveiller, les passages critiques éventuels, et ce qu'on peut laisser de côté. Avant de partir définitivement, j'informerai l'équipe entière des relais établis.

Une activité plus efficace

Obligée d'aménager mon temps de travail pour ménager mes forces, je suis contrainte de mieux programmer mes actions, de noter soigneusement ce qui est à faire (et de rayer quand c'est fait), car chaque jour peut être le dernier avant plusieurs mois. J'emporte aussi un peu de travail à la maison : j'ai dû dupliquer mes dossiers sur clé usb, et je dois établir mon programme de télétravail pour savoir quel dossier papier emporter chaque jour.
Légèrement poussée par la situation, je m'arrache péniblement à la routine pour être encore plus efficace et surtout maîtriser les termes de mes actions.

Agenda

J'essaie de tenir compte de mon horloge interne pour prendre mes rendez-vous, donc prioritairement le matin. Je dois aussi programmer des temps de revue systématique, chaque jour et chaque semaine.
Grâce à l'usage plus intensif de mon smartphone, je m'efforce de tenir à jour un agenda électronique synchronisé entre mes différents appareils (un Google Agenda pour faire simple), comportant maintenant des rappels.
Pour les tâches à échéance, je programme également des rappels dans Wunderlist.

Vers une gestion électronique ?

J'aime bien utiliser Wunderlist en ce moment, tant à la maison que dans d'autres contextes, le professionnel s'y invitant partiellement. La facilité d'utiliser mon cahier au travail me freine pour un passage total à cet outil. Surtout qu'il vient de connaître une importante indisponibilité due à une faille de sécurité. Je l'utilise donc essentiellement à la maison et sur mon smartphone, pour programmer des tâches à échéance avec rappels, mais aussi pour me débarrasser l'esprit à la maison/au travail des tâches à faire qui me viennent hors contexte.
J'aime également utiliser Wunderlist pour les livres à lire ou les films à voir.

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