samedi 15 mai 2010

un cahier et une tomate pour viatiques

J'ai actuellement des journées de travail très bousculées ; entre ponts et missions, je pense passer seulement la moitié de mon temps dans mon bureau. Difficile dans ce cas de ne pas se laisser envahir par l'urgence, en perdant de vue les objectifs importants. C'est pourquoi  d'une part je m'accroche aux fondamentaux de mon organisation, et d'autre part j'ai testé une nouvelle technique, pas révolutionnaire mais efficace.



Retour aux fondamentaux


[caption id="attachment_176" align="alignright" width="300" caption="Aucun besoin d'être technophile pour être organisé : un cahier et un crayon suffisent"]Cahier à spirales et crayon[/caption]

  1. La Revue hebdomadaire, positionnée de préférence le vendredi, en fin de matinée ou en début d'après-midi ,afin de ne pas l'oublier dans la frénésie de la fin de journée. Après en avoir "sauté" quelques-unes ces dernières semaines, sa reprise systématique m'a fait l'effet d'une vraie bouffée d'air.

  2. L'inscription systématique des rendez-vous dans l'Agenda, papier en priorité. J'ai un peu de mal à suivre sur l'agenda électronique la gestion des périodes consacrées au travail personnel et celles dévolues aux rendez-vous et réunions comme je le souhaitais. Je parviens à résoudre le problème dans les semaines très chargées en dessinant ou imprimant une page hebdomadaire et en la découpant en "emploi du temps" comme à l'école.

  3. En ce moment, le cahier-Autofocus me sert surtout de bloc-notes lors de la revue du courrier ou pour stocker une idée ou une tâche à faire qui me vient hors contexte.

  4. Je continue à faire des listes de tâches à faire projet par projet. La liste se trouve en permanence en première position dans la chemise consacrée au projet, de sorte que je sais toujours où j'en suis. Pour certains projets auxquels j'ai travaillé en longues séances mais par intermittences (notamment des recherches), j'ai noté à l'issue de chaque séance ce que j'avais fait et ce qui restait à faire, comme une sorte de petit journal de bord.


Un nouvel outil pour maintenir la motivation


 




[caption id="attachment_175" align="alignleft" width="300" caption="Le minteur, l'outil privilégié de gestion du temps, au travail comme à la maison."]minuteur en forme de citron[/caption]

Je suis tombée par hasard sur la technique Pomodoro (tm), d'origine italienne, qui est tellement simpliste qu'on se demande comment on peut faire son métier de l'enseigner, et j'ai tenté de m'en inspirer pour garder ma concentration durant les longues périodes de travail consacrées au même dossier (ex. rédiger un rapport).

Comment ça marche


Cette technique consiste en un découpage de l'activité en tranches de 25 mn. à l'aide d'un minuteur, suivies de tranches de 5 mn. consacrées à "faire n'importe quoi" (une explication en français). Sans minuteur, je me rends compte que ma concentration baisse effectivement dangereusement au bout de 30-40 mn., au bout desquelles insensiblement je vais regarder mon courrier etc.



Comment je l'utilise


Au début de la tâche, je ferme toutes les applications et les fichiers ouverts sauf ceux qui me sont nécessaires (même le courrielleur, même le navigateur internet). C'est un peu difficile quand j'ai besoin d'utiliser des ressources internet car la tentation est grande, d'un petit raccourci clavier, d'aller voir ce qui se dit sur Facebook ou par courriel... Je résous le problème en demeurant exclusivement sur l'onglet nécessaire. Et c'est parti.


Au bout de 25-30 mn. (je n'ai pas de minuteur donc ce n'est pas régulier), j'arrête ce que je fais et je m'accorde très précisément 5 mn. de détente pendant lesquelles je vais voir ce fichu courrier, je bois un verre d'eau, je vais aux toilettes... Quand les 5 mn. sont écoulées, c'est reparti.


Pour le moment, je ne me fixe pas de terminer une tâche dans le temps imparti, parce que comme je l'ai écrit, j'utilise cette technique pendant des séances de plusieurs heures (une demi-journée ou une demi-journée) avec comme objectif de terminer le dossier, le document, etc. au bout de la séance.



Pour aller plus loin...


Pomodoro (tm) tend à réhabiliter le fonctionnement monotâche alors qu'on valorise actuellement à l'excès le fonctionnement multi-tâches. Or il n'est pas du tout prouvé que celui-ci soit meilleur pour la concentration et l'efficacité personnelle et collective (une étude canadienne).


Je n'ai pas du tout poussé la recherche sur le site officiel de la méthode, par manque de temps (!) et d'envie car en général la vente de méthodes de travail me fait fuir. On remarquera d'ailleurs que l'illustration qui accompagne cet article n'a rien d'une tomate.

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